在信息化浪潮的推动下，高校的数字化转型已成为提升管理效率与教学服务质量的关键路径。作为国内领先的高校信息化解决方案，通达OA与档案系统的深度融合为多所高校提供了创新的管理范式。通过实现流程自动化归档，该方案不仅优化了档案管理流程，还为智慧校园的建设奠定了坚实基础。

客户背景

广东海洋大学，是广东省人民政府和自然资源部携手共建的综合性海洋大学，学校以海洋与水产学科为鲜明特色，同时推动多学科协调发展，是广东省高水平大学重点学科建设高校、粤港澳高校联盟成员、入选卓越农林人才教育培养计划，是广东省高水平大学重点学科建设的重要阵地。学校现拥有11个国家级和10个省级一流本科专业建设点，以及5个国家级和28个省级以上优势特色专业。此外，学校还设有1个国家级和15个省级实验教学示范中心，1个国家级和17个省级大学生实践教学基地，以及多个省级科产教融合实践教学基地、广东省协同育人平台、产业学院和联合培养研究生基地。

建设数字化校园的挑战与需求

广东海洋大学在信息化建设方面一直走在全省高等教育行业的前列，早前已成功部署了通达OA协同管控平台。该平台的核心应用涵盖流程管理、门户建设、公文管理、知识管理以及基本办公功能，为学校的日常运营提供了强有力的支持。同时，学校还采用了南大之星档案管理系统，该系统具备预归档管理、立卷管理、档案管理、档案著录、档案统计及报表打印等功能。

然而，随着广东海洋大学在教学、科研及行政管理等领域的快速发展，传统的档案管理和办公模式逐渐暴露出不足，难以满足学校日益增长的数字化校园建设需求。具体而言，档案管理效率低下、流程分散以及办公自动化程度不足等问题日益凸显，亟需通过信息化手段推动数字化成果的深度转化和应用。

在此背景下，如何将通达OA协同管控平台与南大之星档案管理系统进行高效集成，成为提升学校电子公文和档案管理信息化水平的关键。通过深度融合这两个系统，学校可以构建一个更加统一和高效的管理平台，实现电子公文处理与档案管理的无缝衔接，从而强化信息化力量，提升整体管理效率和服务水平。这一集成不仅能够解决当前面临的痛点，还将为广东海洋大学的智慧校园建设提供强大的IT支撑。

通达OA与南大之星档案系统集成解决方案

为实现学校办公自动化与档案管理的无缝衔接，通达OA与南大之星档案管理系统进行了深度整合，成功开发出一套OA流程智能化一键归档解决方案。该方案的核心在于将OA系统中处理完毕的文件实时或按需手动归档至档案管理系统，实现自动化与灵活性的完美结合。该方案应用优势具体有如下体现：

1. 提升归档效率：通过智能化一键归档功能，文件归档过程更加高效快捷，显著减少人工操作的时间和错误率。

2. 降低文件流失风险：自动化归档机制确保了电子文件的完整性和安全性，有效降低因管理不善导致文件流失的风险。

3. 推动档案信息化建设：该方案为单位的档案管理注入了新动力，推动了档案资源的数字化、网络化和智能化转型，为档案管理带来了全新的工作模式。

4. 促进信息资源整合与利用：通过电子文件的实时归档与共享，实现信息资源的全面整合与高效利用。用户可更加便捷、准确地查询所需信息，促进了学校内部的信息流通与协作，从而提升教育机构整体工作效率和信息化水平。

系统集成应用范围和功能价值

在该项目中，建设方案紧密围绕高校行政管理中产生的各类文件、报告、批件、图片等数据，提供全面的数字化服务，包括采集、保存、借阅、查询、更新、销毁以及统计分析等。所有档案自动归集，并加盖数字签名，确保其安全可靠、防篡改。

一、支持对符合规则的OA流程进行查询

通达OA与档案系统集成方案不仅实现了从OA系统到档案管理系统的数据流通，还特别增强了流程的关联性和可操作性。具体而言，通过OA系统提供的流程查询接口，档案系统能够支持对符合规则的OA流程进行查询。

图1 档案系统检索界面

二、实现OA流程向档案管理系统的无缝归档

通过强化OA流程与档案管理系统之间的数据流通，实现了流程的自动化归档。这一功能不仅确保了OA系统中处理的文件能够高效、顺畅地转移到档案管理系统，还显著提升了文件管理的效率，为文件的长期保存和便捷检索提供了有力保障。

图2 流程归档使用界面

三、公文流程结束后关键数据的自动归档

在公文流程结束后，实现系统会自动在内网环境下执行归档操作。此过程中，包括表单的HTML格式、流程的XML日志、正文的Word文档以及随附的所有文件等关键数据，均会被全面且即时地上传至档案系统。这一设计不仅提升了归档的自动化程度，也确保了数据的完整性和安全性。

四、提供手动归档选项，提升归档灵活性

为满足多样化的归档需求，通达OA流程中心的工作查询界面创新性地新增了“归档”按钮。这一功能允许用户手动选择需要归档的文件，并在归档前进行灵活的选择和调整。通过赋予用户更大的自主权和控制权，此功能不仅提升归档操作的便捷性和效率，并显著增强归档流程的灵活性和适应性，从而更好地满足不同用户的个性化需求。

项目成果与实践意义

协同OA平台与档案管理系统的集成，主要是构建办公自动化系统与档案管理系统的接口，实现OA系统的数据自动归档于档案管理系统，从而减少文档人员的重复录入，最终实现OA系统数据与档案系统数据的交互，实现文档一体化管理，在提高工作效率的同时也使得档案收集更完整、更系统、更准确、更安全。

通达OA与档案管理的深度集成方案，契合高校智慧校园打造计划。这一项目成果显著提升了档案管理的全面性与完整性，优化了信息传输和共享机制，显著提高了数据流通效率。通过数字化、网络化和智能化管理，该方案为高校的教学、科研及行政管理提供数据支持，进而为高校的数字化建设助力。