2024-09-11     共 420 人次阅读此新闻

科研院所作为智力、知识密集型机构，承载着大量数据、信息资产，且数字化程度高，业务系统多样，因此对办公系统的稳定性与灵活性十分看重，并对数字化管理提出了更高要求。那么，该如何运用信息技术与手段解决科研项目管理中的痛点与难点，继而加速推动构建“全要素、全流程、全链条”的科技成果转化服务体系？目前，通达基于低代码+流程，为科研院所用户提供全栈式数字化办公、数字化科研项目管理的一体化解决方案。

用户背景

陕西省科学院是直属陕西省人民政府从事综合性自然科学研究的事业单位，与中国科学院西安分院合署办公。陕西省科学院成立于1978年4月，前身是中国科学院陕西分院。现所属的单位有：陕西省动物研究所（西北濒危动物研究所）、陕西省西安植物园（陕西省植物研究所）、陕西省微生物研究所、陕西省生物农业研究所。

陕西省科学院专注于多个学科领域，主要包括生物学、生态学、农学、林学和食品科学与工程。在这些领域中，科学院的重点研究方向集中在生物多样性保护与监测、生物农业与食品安全、生物资源的保护与科学利用以及生物工程等学科。

信息化动因与用户需求

新时期，为了深挖科研潜能与发展动力，用户单位管理层逐渐意识到利用信息化手段对全院资源进行统一管理和有效利用的重要性，而以移动化、智能化为手段的协同OA办公软件，无疑将成为管理的重要突破口。

陕西省科学院早期曾依赖传统的纸质办公方式处理科技项目申报、科技经销管理、行政审批等业务。随着机构的发展，这种传统的线下办公模式已无法满足日益增长的内部管理需求。为了优化和提升管理效率，该单位经过深入调研和比较，最终选择实施通达OA网络智能办公系统。通过构建一个综合管理业务系统，该单位旨在实现科技项目、科技经费、科技成果、办公用品、会议和车辆管理等关键工作流程的全面信息化管理，同时寄望实现以下管理目标：

①科技项目线上管理：包括申报、变更、验收等流程的在线填报与审核。系统提供定制化填写模板，支持差异化管理不同项目类型，确保资料标准化、规范化，并将项目审核流程数字化，以提升工作效率。

② 科技经费线上管理：实现科技经费的在线管理，包括填报、变更、登记和控制，以及项目绩效。系统根据财务要求设置预算科目层级，自动计算和汇总预算，作为项目执行和结算的依据，负责人可实时监控。

③审批工作线上化：所有业务审核，包括科技项目、科技经费等，以及日常行政办公审批，均通过线上提交和审核，提高审批效率，确保审批过程可追溯、数据可统计。

④综合办公线上化：通过线上系统，实现会议和用车管理的无纸化、流程化、网络化和数据化，提升效率，优化管理。

⑤数据共享快查：综合管理业务系统支持数据同步共享，允许根据权限查询和统计文档、表格、台账及单项指标等各类工作数据。

项目建设内容

在对陕西省科学院OA系统应用需求进行充分调研和分析后，通达本地项目服务团队结合用户单位人员组织架构的构成情况，通过对办公自动化系统表单设计、流程设计、小规模试运行、修改完善、正式上线运行、细微调整等一系列系统建设与实施工作,目前已协助用户在全机构范围内实施搭建了符合科研院所业务需求的网络智能办公系统。依托电子化的高效流程，用户单位已真正将科研项目内控管理系统的优化措施全面落地。

协同OA平台应用成果

近期，通达本地项目服务团队接到用户反馈，称通达OA协同管理平台的运行效果完全符合陕科院最初对于信息化建设的一系列工作构想，且完美达到科研机构对OA系统满足自身个性化应用需求的成果预期。具体情况如下：

1.科技项目线上管理

2.科研经费管理：项目申报审核后，按模板填报包括预算总表、设备费、材料费、燃料动力等经费信息，各表间关联及规则由系统预设。完成填报后，执行审核流程。

3.办公用品管理：实现线上闭环操作，涵盖从库房设置到物品申领、审批、入库、出库等全流程。系统分为七个模块：管理、申领、审批、出库、统计、采购申请、待办和查询。

（1）办公用品申领：可申领、筛选查询办公用品、查看申领详情操作，如下：

同时支持批量申领操作，如下：

（2）办公用品库存管理：库存管理支持盘点、维护和调拨功能，允许管理人员定期进行办公用品盘点和维护，并根据存储情况调整物品分配。

（3）办公用品统计：支持按时间、部门、分类、物品等维度统计物品领用、出入库、维护、维修和报废情况。

（4）办公用品采购：采购业务审批流程可根据用户需求具体设置，如下：

同时，采购查询支持多条件进行筛选查询，如下：

4.会议管理：设置六个模块：会议日程、申请、纪要、会议室管理、基础设置、统计。会议以清晰日程展现，申请流程简化，状态直观；申请后可灵活调整会议；参会者可回执并查看结果，提升效率；手机扫码签到实时更新；纪要功能操作便捷；统计模块直观显示申请次数、签到率、设备使用等信息。

（1）会议日程：会议日程以不同颜色标识状态，提供会议申请、详情和纪要的多入口访问。支持按状态、关键字、时间查询，并可轻松切换日历和列表视图。

（2）会议室直观展示当前状态、容纳人数和设备，支持按人数和设备搜索，页面布局也得到大幅优化。

（3）会议纪要：可对会议进行查看、填报、审批。

（4）会议统计：可直观显示各部门会议室申请次数、设备使用频率及会议邀请函统计，操作灵活方便。

5.文件共享：系统支持文件共享，通过权限设置实现高效利用；用户可按需设定多级文件目录和相应权限，支持多种视图模式显示。

文件共享支持全局搜索，提高文件的查找速度；

6.报销审批管理：根据用户提供的固定格式进行设计，按照对应的权限进行数据填报。

7.即时通讯：通达IM即时通讯工具兼容Windows和Mac，提供多标签聊天窗口以提高沟通效率；支持内网和外网登录，消息漫游和阅读回执功能；实现PC、手机、浏览器间的统一通讯，支持群组消息和待办提醒；消息记录支持图片和文件快速查找，支持文件及文件夹传输。

聚焦OA项目实践与价值

对于省级科研单位而言，集约式的科研模式以及特殊的业务形式，都决定了管理上的诸多难题，而通过部署通达OA协同一体化综合管控系统，已在用户单位内部形成了一个集流程和业财于一体、以信息管理与业务管控体系贯穿起来的统一办公平台，最终使得单位内部的运营变得高效、规范并更具效能。该项目OA平台的应用价值可综合为以下四点：

1.效率与自动化：通过线上管理科技项目、经费和会议等关键业务，实现审批流程的自动化和标准化，显著提升工作效率和管理效率。

2.数据驱动与透明度：提供实时数据统计和查询功能，支持基于数据的决策制定，同时通过系统化管理优化资源分配，增强管理的透明度和可追溯性。

3.沟通与协作：利用即时通讯工具实现跨平台、跨网络环境的高效沟通，促进信息共享和团队协作，同时系统支持多种视图模式和文件共享层级，满足不同用户需求，提高系统的灵活性和用户友好性。

4.安全与监控：通过权限设置和文件目录管理确保信息安全，支持文件和文件夹的便捷传输，同时实现对会议、办公用品、科技经费等关键业务的全面监控和管理，确保资源的合理利用和项目的顺利进行。

通过协同OA在科研院所整体获得落地与深度应用，用户单位能够利用信息化工具保障管理水平的提升，助力驱动组织管理改革；利用高质量实时数据分析增强管理透明度、优化资源分配，为领导决策提供有力支撑；推动资源数据共享，降低项目成本和管理风险，实现系统集成和信息协同效应；助力科学院建立专业的科研业务管理体系，关注核心领域，拓展研发优势。

本项目由通达OA陕西技术团队负责实施与定制开发服务。展望未来，通达将继续利用与陕西省科学院等科研机构合作的成功经验，深化数字化办公应用，为科技创新和成果转化提供坚实的软件系统支撑，潜心赋能科研院所单位管理更科学、决策更精准！