投稿人：郗大海

作为一所万人规模学校，业务覆盖教学管理、学生管理、党政办公、资产管理、项目管理、人力资源管理等多个领域，业务分布在机关处室、直属机构和教学系部等多个部门，日常沟通错综复杂，信息屏障不仅造成沟通效率低下，更潜藏未知的管理风险。再考虑到外勤出差的情况增多，尤其是疫情期间，学校内部的沟通、协作、管理效率面临挑战，而基于移动办公和线上办公成为一个必然选择。2014年，学校首次采购通达OA平台开展部门试点使用，取得良好效果。2016年，为了进一步适应现代大学管理要求，转变工作观念，提升管理水平，提高办公效率，节约运行成本，学校决定全面推动办公自动化系统应用工作。经过市场调研，了解到通达OA历时10年，研发投入数千万元，走可持续发展的道路，软件设计注重合情合理、易用方便、高度灵活和充分人性化，开放性的设计与二次开发能力，在国内办公自动化领域处于领先地位。

学校于2014年购买通达OA系统，并于2016年全校大规模推广应用，2017和2019年历经两次升级，目前已实现了与校内统一身份认证对接，实现了单点登录；对接了一站式网上办事大厅，自动定时同步组织机构和用户信息，确保数据准确，减少维护工作量；与企业微信和一站式网上办事大厅对接，实现了点对点推送通知、流程等消息。同时导入了SSL证书，提高访问安全性。目前应用了流程中心、工作流、公告通知、新闻事件、工作日志、公共文件柜、网络硬盘等功能，二次开发集成了课表查询、教职工和学生基础数据、校园一卡通数据、工资查询等功能。具体工作流程分类及数量如下图所示：

图1 工作分类状态统计表

图2 工作数量统计表

设计流程涵盖了国家双高建设、省双高建设、行政办公、人事管理、教学管理、科研管理等共23个类别，年均发起流程总数6700多个。通常需要两周以上时间才能完成的线下签呈，现在两天就能完成，逐步实现了流程建设规范化、高效办公统一化、系统集成扁平化和业务程序简单化。

图3 业务流程分类列表

图 4 省双高项目采购申请流程设计图

OA的应用中心功能动态集成了第三方业务系统的相关数据，很大程度上方便了教师进行相关数据查询，老师使用移动终端随时随地可以查询个人相关数据，比如课表、工资、一卡余额等。

图5 应用中心业务图示

随着学校业务系统的不断新增上线，对各系统间的业务对接和数据整合要求越来越高，OA系统的二次定制开发能力较好的满足了这一需求，延伸了办公的边界。主要集成的系统有企业微信，办事大厅、统一身份认证、数据资产平台等。

图6 企业微信与OA集成图示

图7 统一身份认证与OA集成对接

在传统办公的信息发布工作中，我们经常遇到信息发布渠道单一导致接收不及时、信息发布私密性安全性不高以及信息编辑错误无法撤回等常见问题，在学校实际应用中，OA系统很好的解决了以上问题，同时可以实现按部门发布，按角色发布，按用户发布，可以追踪发布的公告和新闻，接收者是否已读，什么时间阅读的，支持公告和新闻审批功能，能够保障公告新闻内容的准确性和阅读情况分析。

图8 公告通知列表页面

通过对通达OA多年的使用经验来看，办公自动化系统对规划学校工作流程管理,提升整体办公效率，实现网络办公和移动办公,提升学校审批效率具有积极的重要的意义和价值。通过OA系统办公,大大减少了办公程序的办公时间,同时还节省了办公用品纸张、笔等的使用,降低了学校在办公材料的部分开支，节省办公成本，是学校发展的重要信息化支撑系统。