采购比价系统方案
一、 概述
“采购比质比价”是采购部门常见的重复性工作，有效、可控的“采购比价”工作，能帮助企业、事业单位节约大量成本。
啥时采购、采购多少、向谁采购、价格多少，一直是工作的重点；
知晓“采购订单”的适时状态，是在途、验收入库？是使用部门最关心的事项；
付款申请等各业务单据的及时审批，是各部门相互配合、协同工作，效率提升的重要体现。
基于通达BI报表开发的“采购比价系统”，将完美解决以上问题，成为您“采购比价”的利器。
二、 系统架构示意图
安全库存设定表:设定库存常用产品的最低库存和正常库存数量标准，当低于正常库存时生成安全库存采购单，直接采购而无需经过复杂的采购审核流程
产品信息变更表： 录入或者跟新、变更供应商产品信息库价格
领料申请单：生产人员需求物料发出申请
采购申请单：（安全库存自动生成数据） 低于安全库存的采购无需审核可以直接走采购流程。
采购明细表： 两张采购申请单的数据会自动回写到此表中，当采购订单入库后清空此采购数据，防止采购申请重复采购。
采购询价表： 提取采购单号 提出采购明细给供应商询价
供应商报价比价表：多家供应商询价后，货比三家供领导选型，可以根据实际选择是两家或者三家的对比
采购订单：根据比价单里选中的供应商，对采购产品下订单。
采购订单通知信息表：记录供应商接到订单后发货到验收状态，此单验收后方可以入库，采购收到供应商发货后记录此单，系统更新订单状态为“已发货”， 仓管员验收后，更新订单状态为，“已到货未入库”。
入库单：仓库收到产品并验收后做入库操作，库存数量增加，入库后更新订单状态为“已入库”，订单入库后清空已经入库的采购申请明细库数据，入库后的订单方可以付款
库存表：记录产品的实际库存。
采购付款申请单：根据供应商的付款规则，在应付期限内提取已经入库的订单进行付款。
领料出库： 根据领料单号领料出库，更新领料单状态为已领用。
订单状态查询表： 查询所有已经下订单的产品，从订单到入库前的状态， 各部门人员可以看到已经采购产品信息的发货、到货、验收、入库等状态及领用占用情况，待完善。
1. 系统基础表
系统有基础表：【仓库档案】、【供应商档案】、【商品档案】供各业务单据调用
【仓库档案】：定义下拉字段内容。
通达BI报表实现解说：
此表作为系统的基础库，定义公司仓库地址等规范字段，供采购申请及入库等单据调用，规范单据输入，为后期分类统计提供依据。此单为基础录入单据，无设计公式，定义基础明细数据表即可，后期系统的其他代码在此表扩充，如下图：
【供应商档案】：记录供应商档案信息，供应商档案库里的产品信息会自动回写添加到供应商产品库里。
通达BI报表实现解说：
此表记录供应商的基本信息、联系人信息、及合作产品明细，此单据数据为后继其他单据所调用，可以根据需求增加联系人及产品信息，录入产品明细相关信息会回写到产品明细库生成商品档案，定义数据表分为：供应商档案主表、联系人明细表、产品明细表
定义数据表：
定义回写公式：保存时更新产品信息到产品档案库
【商品档案】： 记录供应商产品信息：可以自己增加信息或者批量导入
通达BI报表实现解说：
此表记录所有供应商的产品信息，数据可以是新建录入、或者批量导入、或者从供应商档案库回写而来。只需要定义数据表即可。
定义数据表：
【产品信息变更表】： 录入或者跟新、变更供应商产品信息库价格。
通达BI报表实现解说：
当新增、变更产品或供应商的产品信息及价格有变动时，可以从此单据录入数据，直接更新供应商档案表的产品明细信息及产品库信息，从供应商档案里直接录入和变更也是可以的，但是从权限的授权及操作安全上，这种方法更方便，选择供应商产品，提出变更信息，经过系统的流程审核，确定后变更产品信息。
设计说明：定义数据表
变更流程：根据需求定义公司的审核流程
执行公式：
实现分为四个步骤，先提取供应商及产品信息作为备选，根据选择的变更产品自动提取其原始单价，经过流程审核后，更新产品信息库价格等信息，更新供应商档案产品价格等信息
如果是新增产品，只要录入产品信息会自动对两张产品信息表进行增加。
2. 业务流程说明
增加采购订单通知信息表：这个表是订单发货及验收的单据
由领料部门填写【领料申请单】，当库存不够时，直接生成【采购申请单】，如有几张【采购申请单】时，系统根据【采购申请单】生存【采购申请汇总表】。
【采购申请单】与【安全库存表】比较后，产生采购数量，自动根据产品的供应商，选择三家以上供应商生成【采购寻价单】，邮件或是快递给相应供应商。
【寻价对照表】根据录入的【采购寻价单】自动汇总，让领导定夺，确定供应商后，直接生成【采购订单】。
产品到货时，验收合格后，根据【采购订单】生成【入库单】，验收入库。
产品入库后，根据【入库单】生成【采购付款单】，走完付款流程后，让财务部门根据采购协议付款。
3. 通达BI报表实现解说
3.1. 领料申请单
领料申请单：生产人员需求物料发出申请：
BI实现截图及函数公式说明：
定义数据表:此单分为三部分 基础主表、领料明细表、审核主表如下：
领料单主表：记录申请的基本信息、申请人、部门、需求日期等
领料明细表：记录需要申购的产品明细
制单人基本信息表：填写制单人信息
仓管员审核表，提取仓管员签名及审核信息
流程走向：
执行公式：
第一步：提取基本信息，打开新建报表时自动提取当前申请人及申请日期，减少手动输入
第二步：提取基础信息表，仓库列表供申请人员选择
第三步：提取申购物流明细：从存存表调出产品明细以下拉列表形式，供用户选择申购的明细
第四步：提取审核信息
提取制单人签名信息：
3.2. 采购申请单
采购人员发起采购申请：
BI实现截图及函数公式说明：
采购申请单为，用户申请物流申请勾仓库无对应产品或者库存产品低于领用数量时，有仓库人员发起申请，经过流程审核，批准后发起采购
数据表分为三类、申请基本信息、采购物品明细及各个步骤审核签名表
采购主表：
采购明细表
各个步骤审核主表：
执行公式：公式分为基本系统提取公式，产品新提取公式、步骤审核签名提取公式、及保存回写采购明细公式。
第一步：提取申请人基本信息：
第二步：先提取产品明细：从供应商产品库提取产品信息，以下拉列表形式供人员选择
第三步：在根据产品信息，自动提取产品价格、单位，供应商等信息：
第四步：提取各个步骤的审核签名：
第五步：保存时回写到采购明细汇总表：
以采购单号、产品名称、型号、规格为条件回写到采购明细汇总表， 因为采购单有两种，一种是人员发起采购，一种是系统安全库存生成采购，如果要询价等需要汇总两张表的信息，在统一提取。
采购申请表2（安全库存自动生成数据） 低于安全库存的采购无需审核可以直接走采购流程。
数据表分基本主表和采购明细表：
执行公式： 分为提取基本信息、提取设置了安全库存的明细及数量、回写采购汇总明细库
第一步：提取基本信息同上，提取申请人基本信息：
第二步：提取采购明细：库存分为两种，一种是常用品要保持常有库存，所以有安全库存设定，一种是项目增加时无需设置安全库存，所以在提取时先要判断这个数据是设置了安全库存，并有正常库存要求的
第三步：提取预警的安全库存数量， 当库存数量小于设置的正常库存时，提取此数量到本单据
第四步：提取到到达时间：采购确定采购所需时间，系统自动生成到期日期，后续可以根据此字段设置是否延期
更新采购汇总表数据：保存是回写才采购明细库，删除时清除回写数据
3.3. 安全库存设定表
此单据为库存表做安全库存设置，定义产品明细表，提取库存需要设定安全库存的产品，设定后增加库存里此产品的安全库存设定，为上面低于安全库存预警，而生成的采购单的标准
第一步：先提取产品明细： 提取库存产品明细，以下拉形式供用户选项，需要设定安全库存的产品
第二步：保存时更新库存表，增加产品安全库存设定；删除时清空安全库存设置
3.4. 采购明细表
两张采购申请单的数据会自动回写到此表中
此单据有只需定义数据表即可，数据来自于两张采购单的回写，无需录入数据，此单被采购询价单调用，采购单的数据一旦入库，就会清除对应的采购单数据，防止一张申请多次采购发生。
定义数据表，无需执行公式：
3.5. 采购询价表
提取采购单号 提出采购明细给供应商询价
数据表分为三部分：基础主表、询价明细表、附件表如下：
执行公式：
第一步：提取询价单基本信息：系统函数-自动提取当前用户信息
第二步：提取公司信息OA架构数据：
第三步：提取询价单号列表：从采购明细汇总表提取采购申请单号
第四步：提取询价明细：根据单号是采购申请单，还是自动采购申请单（安全库存）对应提取询价产品明细
第五步：提取供应商信息：先提前供应商名称，根据供应商名称提取联系人列表，选择联系人，自动提取联系人信息。
第六步：提取预计到货日期：
3.6. 比价表
多家供应商询价后，货比三家供领导选型：
当产品询价多家供应商后，选出三家供领导选型，可灵活定义选型的厂家一定要三家还是自由选择对比厂家数量，数据表分为三部分比价表主表、比价明细表、审核主表
比价单基础信息主表：
比价明细：
审核表
执行公式：提取公式分为五部分。
第一步：提取比价单基本信息
第二步：提取比价明细数据：
第三步：提取所有询价单供应商列表，供用从其中选择入选厂家，
根据选择的厂家，提取对应的报价数数据到比价单中：
第四步：提取对应供应商的询价单号及采购订单号，并设置隐藏：
第五步：提取领导审核签名及意见：
3.7. 采购订单
选中的供应商下订单。
数据表分为两部分：订单基础主表、订单明细表
订单主表：提取公司信息及供应商相关信息：
订单明细表：对此供应商的订单产品明细
执行公式：
第一步：提取订单基础信息：
第二步：提取比价单供应商信息：因为三个供应商其中任何一个都有可能被选中，所以通过三条公式，那个供应商的状态为选用，则提取这个供应商的名称及相关资料到本单据来
第三步：根据选中的供应商，提取此供应商的公司信息及产品信息
第四步：:提取本公司及联系人信息：公司信息从组织架构提取，联系人信息从用户档案提取
第五步：提取订单状态,填写完成此单据时系统自动提取订单状态
第六步：保存是更新比价单状态标示，防止重复下订单错误发生。
采购订单通知信息表： 记录供应商发货及验收阶段，此单验收后才可以入库
采购发起此单后系统更新订单状态为“已发货”， 仓管员验收后，更新订单状态为，已到货未入库。
数据表分：发货通知主表、发货明细表、审核主表
主表：
发货通知明细表：
审核表：
执行公式：
第一步：提取基本信息
第二步提取：供应商及发货明细：
第三步：更新订单状态，采购发起更新订单为已发货，仓库验收更新订单状态为，已到货，验收
第四步：提取审核信息
3.8. 入库单
入库后跟新订单状态为 已入库，入库后的订单可以付款
数据表分为：入库单主表和入库明细表：
入库单主表：这里合并了主表和审核表，所以一个主表包含两部分
入库明细表：
执行公式：
第一步：提取基本信息：提取申请人基本信息及仓库地址列表
第二步：提取采购订单：根据订单的状态为已验收，提取订单列表，根据订单号提取申购单号
第三步：提取申购单号：根据订单号提取申购单号
第四步：提取供应商信息及联系人信息：提取供应商基础库的付款规则，为应付预警及应付台账调用
第五步：提取入库明细：
第六步：提取验收信息：
第七步：提取应付日期：根据供应商的付款规则及验收日期自动生成应付日期，付款类型为两种，所以对应有两条公式：
提取审核信息：
第八步：增加库存数量：
第九步：更新订单状态：
第十步：清除申购信息：
3.9. 库存表
产品虚拟仓库，初始数据可以录入数据或者批量导入，后期有入库单和出库单自动回写形成，反应公司的最终库存数量
数据表定义为明细表，无需计算公式：
3.10.采购订单付款
提取已经入库的订单 进行付款。
付款单主表：记录付款单主表信息
付款明细表：提取付款产品明细
审核主表：各个步骤审核主表
付款与未付款明细：提取付款历史及已入库未付款明细供财务参考
执行公式：
第一步：提取基本信息：
第二步：提取入库单号及付款产品明细
第三步：提取供应商信息
第四步：提取审核信息：
第五步：更新入库单付款状态：
3.11.领料出库
根据领料单号领料出库，更新领料单状态为已领用。
数据表分：基础主表、领料明细、审核表：
领料主表：
领料明细：
审核表：
执行公式：
第一步：提取领料单号及领料明细：
第二步：提取审核信息：提取领料单基本信息及各个步骤审核信息
第三步：更新库存数量，出库减少库存数量
第四步：更新领料单状态：
3.12.订单状态查询表
查询所有申购产品从下订单开始到入库前的状态， 各部门人员可以看到已经采购信息的申购数量，下单数量、到货时间、库存数量、领用占用数量等使用情况，可以合理安排采购及生产计划； 在申请物料时如果库存没有，可以看下已经下订单的最快什么时候到，能否满足生产使用，最快到的这批货里有哪些人员已经提前预约占用等信息。
数据表分为三部分：查询主表、汇总明细表、各单据明细表
查询主表：表单查询条件字段
状态明细表：记录订单从下单到入库前的状态及数量，
各个单据明细：
执行公式：
第一步：先提取筛选条件
第二步：从订单表提取，订单明细:
第三步：提取各单据数据：
第四步：提取各个单据明细数据：根据筛选条件查询出各个明细的单据及数量信息
如果系统继续扩充，可以定义财务等模块形成应收应付台账等（参考）
通达BI报表系统定制出来的“采购比价系统”，因是按需定制，保证了业务需求与系统功能完全一致；
各业务单据可以按需求设计审批流程，规范了业务单据及时、有效的流转，审批；
各业务单据之间的有效衔接，提高了单据的录入速度，规避了填错数据的风险；
各业单据数据的适时统计、适时查询，保证了各部门有效协作，及时的获取了准确的数据；
业务单据在移动办公设备上的真实展现，让各领导实现了真正的移动办公，管理效率、管理效益都得到了大幅度提升。
五、 通达IB应用ERP概述介绍
传统ERP已死，基于通达OA-BI报表开发的移动ERP将带来管理软件产业的巨大变革，快速开发，按需配置，移动应用，产品功能覆盖传统ERP、财务、进销存、CRM、HRM、OA、BI等，为中小企业提供一站式解决方案，各子系统有机整合，彻底消除企业内部的信息孤岛，其强大的企业协同和社交功能，用户粘性很高，覆盖企业微博、企业微信等。
核心技术之一：GOS企业应用门户，无论在PC桌面端还是在手机客户端，其操作感受、设计理念均领先国内同类产品
核心技术之一：GCODE应用自动生成引擎，可利用企业原始Excel素材，在极短时间内，配置后自动生成ERP管理模块，自适应PC和移动终端界面。例如开发一个较完善的库存管理子系统，只需3-5天。可降低产品开发成本90%以上，新业务应用模块的推出速度将前所未有，企业移动应用开发能力将超越国内所有同类产品。
所有ERP类功能模块均支持移动端使用，而传统ERP如金蝶、用友、SAP，其移动端可以使用的功能模块数量不超过10%。
产品UI设计采用个人用户喜爱的风格，简洁、实用，对于复杂功能，仅针对管理员提供。如图是针对普通员工的PC机功能导航界面和手机功能导航界面，都很直观（这些只是初期示意图，尚未经过UI设计专家优化）。
众多的行业应用解决方案，可以让您选择更贴心的应用功能
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l 集团财务报表汇总解决方案
l 酒店解决方案
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