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教育培训业系统解决方案

教育培训业概述

公司战略和业务的发展,带动信息化的关注点也在不断地改变。

随着中国居民家庭可支配收入的不断提高及就业竞争的加剧,教育培训支出在居民生活开支中占据的比例越来越大。过去几年中,随着大量资金的涌入,培训行业发展极为迅速,细分市场及培训方式呈多样化发展。如今,行业内并购整合不断加剧,教育培训行业正式步入市场整合期。

不管是面对成人的语言、技能、职业认证培训,还是高端儿童培训机构,无不把异地扩张、产品线扩张、推进科学连锁模式、打造全国性综合教育品牌设定为企业发展的下一目标。在扩张中,就如何对直营店与加盟商开展标准化、规模化管理,实现管理体系整合与业务体系融等问题进行了深入的分析并提出了解决方案。

教育培训机构属于典型的现代商业服务业,其业务流程复杂,数据实时性要求高,课程多变,潜在学员群体广泛。

行业现状

当前我国的教育信息化还处于起步阶段,而在教育发达的国家,信息化教育已经取得了突飞猛进的发展。教育信息化的目的是为了推动教育现代化,全面革新传统教育方式,以提高教学的交互性和授课效率,培养学生独立思考和实践创新能力。

教育信息化已经成为教育领域内一个最大的趋势,那么,目前我国的教育信息化正在面临着哪些挑战呢?业内人士将其总结为三个方面:

  1. (1) 信息技术与教育教学融合不足;
  2. (2) 教育教学资源建设有待加强;
  3. (3) 教育均衡问题没有根本解决。在教育信息化发展的浪潮中,最不可缺少的就是相关企业的高度参与,解决方案也有赖行业巨头的鼎力创新。

方案概述

通达OA办公系统基于对中国教育培训行业管理的深刻理解,结合国际先进的管理思想和经验,推出教育培训行业解决方案。它具有以下特点:

(1)以学员全生命周期管理为核心,围绕招生管理、教务管理等管理流程,对培训机构的业务进行全方位管理;

(2)建立完善的培训管理体系,帮助工作人员提高业务效率,降低企业运营成本;

(3)既支持初创型单校模式,也能充分满足多地区集团化业务管理,达到共性和个性的统一,是一个可根据未来发展随需应变的管理平台。

方案详情

通达OA结合教育培训业当前的现状,针对目前此行业所面临的挑战,通达OA办公系统基于对中国教育培训行业管理的深刻理解,总结经验,结合国际先进的管理思想,推出的教育培训行业总体解决方案详情为:

通达OA针对教育培训行业特质,通过企业专业化配置及便捷二次开发打造通达OA教育平台。

教育体系模型

方案分析:

  1. 01)学员生命周期管理

    资源分散下的客户集群管理,高效、统一的客户管理和分配

    挖掘客户潜在需求,提高客户满意度,促进报班量

    学员培训效果和成长历程全把握

    学员管理具体实施方案:

    (1)教育培训机构可以通过现场活动、咨询报名、课程咨询、活动预约、预约来访、咨询回访、试课等流程,管理从潜在学员到签订合同的整个流程。

    (2)系统合同功能支持单类型及多类型合同,并可以按课时、班级单独或组合销售。

    (3)通达OA CRM系统具有客户匹配功能,可根据地域、课程类型等条件将潜在学员分配给相应人员或部门。

    (4)通达OA CRM系统的客户活动历史记录模块,能够查看、记录有关学员、顾问/报名专员的咨询报名整体过程,包括电话、拜访、传真、短信和邮件等方式,可以方便地查看跟踪记录信息,提高了学员回访和跟踪的效率;

    (5)通过企业门户功能,可以快速查看各种有待处理的事务,例如今天需要联系的学员等;

    (6)通达OA CRM系统可以直观查看学员消费情况,包括时间、地点、消费额等信息,并自动汇总其消费总额、忠诚度和学员等级等数据;

    (7)通达OA CRM系统具有角色权限控制功能,可标识每个人的组长和主管,指定学员所有者,所有员工及其上级领导均可看到并编辑各自的学员,其他人则无法看到或无权编辑。

  2. 02)完美的培训管理体系

    咨询与培训流程的标准化。

    市场、电话销售、小区销售、校区管理之间信息畅通流转。

    严格的组织权限及审批流程。

    管理决策层对整体运营有效控制与管理。

    (1)通达OA办公系统强大的排课管理功能,可以设定教师、教室、课程等班级基本要素,支持大小班、VIP等多种开班及教学模式,快速创建或复制课程表,更提供课程表汇总和冲突检测功能;

    (2)学员人数达标或开课日期临近时,系统会自动通知相关部门、负责人及教室做好开课准备,配置相应资源,实施班级运营。课时结束时,则会自动通知相关部门重新配置资源,做好下一步工作准备。

    (3)学员可以转班、插班、休学、退学、续开新班等等,还可以变更相应课时及课时费;

    (4)通达OA办公系统可以实时获得学员上课记录、课时消耗、教师考勤及工资和咨询顾问员工提成等数据。

    (5)轻松定制教学全流程,方便教学总监审批及管理;

    (6)OA办公平台支持灵活、完备的权限设置,将所有人员按组织角色区分,每个人对应唯一的账户、权限简档,能够彻底实现任何形式的权限配置要求。

  3. 03)通过服务提升质量

    服务人员工作状态全程记录跟踪,实现对分歧的妥善处理和异议的合理解决。 高兴效果评估方法。

    有效的培训决策支撑。

    (1)通达OA CRM模块将课程与学员、老师、顾问、报名员、投诉等相关情况进行关联,及时发现并处理运营中的问题;并逐步建立起学员关系管理分析机制,不断过滤优质学员,让学员成为培训机构的宣传者,有效维护学员关系;

    (2)系统自动将学员信息进行匹对,并及时提醒工作人员;客服人员可以在首页工作台中看到未解决的学员问题单据。当学员进行咨询或即将完成特定流程时,系统可根据自定制规则进行温馨提示

    (3)通达OA 系统可将学校积累的常见问题解答等内容存储到系统知识库中,用户在查看标准问题时,还可看到相关列表中的所有相关知识。知识库拥有多级分类,可以进行模糊搜索,随时查询;

    (4)通过自助网站设置,可使学员通过访问网站的方式,查看自己的学员信息、购买信息、投诉处理进展等内容;

    (5)通达OA系统可根据工作需要,在后台随时调整更新设置与模块,例如:通达OA行政办公内添加调研问卷,客服中心在正常业务办理时即可进行填写,最终将信息输入系统。

方案价值

  • 提高学员管理效率
    潜在学员跟踪挖掘、跟踪、回访非常容易;教师更加直观地了解和学员状态,方便进行针对性辅导;课程安排合理,学员投诉大大降低;通过满足学员需求,不断加强学生关怀力度;销售预测准确性大大提高,系统风险得到有效控制。
  • 管理流程标准化
    通过应用CRM系统,教育培训机构不再只是简单输出品牌与教程,而是将市场推广、咨询与培训等各流程标准化到CRM系统中,为学员提供统一的高品质服务,形成直营加盟统一的管理体系和教学质量监控体系,为整个培训行业管理带来了新的突破。
  • 实时获取多层级决策分析数据
    教育机构分部众多、课程类型复杂。为实现集团总部集中管理,为教育机构开发了强大的报表功能,使总部能够实时了解各分支机构的招生、开课、学员管理等重要数据,使各分校校长能够随时查看所辖校区的所有信息,部门内部则可按需设置各种共享规则,同时实行精确的个性化学员关怀。CRM内所有操作都会留下记录,形成痕迹,一旦出现事故可以准确查找记录证据、发现相关责任人。
  • 构建高效、灵活的功能平台
       通达OA模块CRM支持复杂商业流程的快速创建及变更,时间短至几天甚至几小时。教育培训机构不断涌现的管理优化思想,通过CRM的自定义平台快速实现。系统提供中英文双语版本,方便不同类型培训机构开展业务。培训机构可以大幅降低IT运营成本,从而专心于核心竞争力的发展。而随需应变的在线平台,极大降低了加盟学校的初始投资,让全国连锁变得容易而轻松!

咨询顾问

项方楠

咨询范围:通达OA实施咨询,实施方案
制定,通达OA VIP客户经理
电话:010-51663668/68964021
EMAIL:xfn@tongda2000.com
QQ:278795647

案例分享

一、项目介绍

随着企业规模的快速扩张,企业管理日渐显得重要,通达OA的上线为客户解决了燃眉之急。它基于集中式部署方案,为全集团56家分支机构所有用户提供信息交流、数据共享、沟通协作、通知发布、标准化流程等功能,实现了集团各分支机构的集中管理、协同办公,加强了集团对各分支机构的管理力度,使各分支机构的管理规范化、统一化、标准化。本项目采用标准化工作流机制,将所有分支机构的工作流程统一化,极大地减少了系统管理人员的工作量和工作难度,为系统在全集团推广应用打下了良好的基础。

二、上线时间

2010年3月开始调研需求,2010年7月上线试运行,2010年8月正式投入使用。

三、应用规模

集团总部和56家分支机构总用户数超过25000人,截至2011年12月在线人数将近2000人。

四、系统架构

为了满足新东方集团大用户量的需求,本系统采用集中式集群部署方案,总部和各分支机构访问同一系统。整个系统共包含六部分:LVS负载均衡服务器、Web服务器集群、MySQL服务器集群、缓存服务器、即时通讯服务器集群和文件服务器。如下图所示:

  1. (一)LVS负载均衡服务器

    由两台服务器安装LVS服务和相关管理配置界面,其中一台为Web服务器集群和MySQL服务器集群提供负载均衡服务,另一台用于灾备,在前一台出现故障时提供不间断服务。

  2. (二)Web服务器集群

    Web服务器集群由3台真实Web服务器组成,由LVS提供负载均衡,操作系统均为Linux。预计每台Web服务器可以支持1000个左右在线人员。Web服务器数量可以自由扩展,所以整个集群理论上可以支持6000人以上在线。

  3. (三)MySQL服务器集群

    为了降低系统成本,在应用初期MySQL服务器集群采用主从模式,由1台主服务器和2台从服务器组成。数据库操作通过LVS进行负载均衡,提高并发性能。主服务器提供数据库更新操作,从服务器仅提供数据库查询操作。考虑到应用后期用户数和数据量会继续增大,数据库会采用MySQL Cluster部署,提供更高性能、更高可用性的服务。

  4. (四)缓存服务器

    缓存服务器采用Memcached作为服务程序,将访问集中、访问量大、近期的数据缓存在内存中,基于TCP协议,实现快速存取。

  5. (五)即时通讯服务器集群

    即时通讯服务器集群采用一台Windows服务器,多进程+多端口的方式。整个集群由一个控制进程和多个真实进程组成,用户登录时由控制进程提供负载均衡,将用户连接负载到不同的真实进程,不同进程之间的用户发送信息则需要通过控制服务器进行。

    整个即时通讯服务器集群的部署,除了可以采取单服务器多进程的方式外,也可以采取多服务器的方式,把真实进程部署到不同的服务器,从而达到高并发的目的。

  6. (六)文件服务器

    文件服务器为一台Linux服务器,部署NFS服务端,对Web服务器提供NFS访问服务。所有Web服务器上传的文件都直接保存到NFS服务器,用户下载文件则直接从文件服务器下载,降低对Web服务器的带宽和磁盘I/O压力。文件服务器挂载磁盘阵列,最大程度地提供高性能和高可用性服务。

五、系统主要功能

  1. 1、集中管理、统一账号、单点登录

    通过与全集团的域控制服务器整合,将全集团所有域账号统一到OA平台,登录OA时使用域账号和密码,避免了多套应用多套账号的问题,同时整合Exchange服务器,登录OA的同时登录邮件服务器,避免二次登录,增强用户体验。

  2. 2、多级权限管理

    根据新东方集团的组织架构,全新设计和开发集团OA的权限管理架构,实现集团、分校(分公司)和二级学校共三级的权限管理体系。

    集团管理员可管理全集团的组织架构和人员,分校和二级学校管理员可管理本校的组织架构和人员。不同学校的人员之间相互不可见,经过授权可查看或管理其他学校人员。同时也很好地解决了部分管理人员在多个学校任职的情况。

    根据新东方集团每天人员流动较多的情况,所有人员基于岗位管理,人员的离职、调岗完全基于流程自动化允许,人员调整后,其相关的流程、工作不需要一一进行调整即可实现其职责和权限的改变。

  3. 3、标准化工作流程

    标准化工作流是将所有分校(分公司)的各相关流程进行统一,统一表单、统一办理流程、统一岗位职责,对于同一个流程,将所有分校(分公司)的办理步骤、办理人员在一个流程中体现,实现了流程由集团统一管理,各分校(分公司)管理员不需要设置和干预,各分校(分公司)人员直接使用。流程办理权限根据岗位设定,实现了人员离职、调岗时无需对流程进行重新调整,大大减少了集团管理员和各分校(分公司)管理员的工作量,为快速普及和推广应用打下了良好的基础。

    目前已在全集团建立了行政后勤、人事、市场、客服、教务、法务、信息管理、工程等八个大类近60个标准化流程。

  4. 4、会议室预订与管理

    将集团和北京分校不同办公地点的会议室进行统一登记和管理,使用人可查询会议室的设备和预订情况,图形化界面显示,更加直观,避免预订冲突,提高会议室预订和使用的效率。

  5. 5、采购台账和印刷台账

    各分校(分公司)将本校采购的办公用品、设备等的采购信息(品牌、型号、供应商、价格等)上报,提供全集团进行查询和比价,实现了采购的透明化和成本最低化,为降低运营成本起到了积极的推动作用。

  6. 6、教室和广告位预订

    将所有教学点的教室情况进行统一登记和管理,按照不同课程和时间进行排课,同时面向所有人员进行查询,在教室没有教学的时间段,可以申请长期或临时使用,最大程度地提高了教室资源的利用,降低成本支出。

    针对每个教室的广告位,统一管理广告位的内容投放和使用时间,可查询广告位的使用情况,做到资源利用最大化,广告收益最高化。

  7. 7、内部交流论坛

    内部交流论坛基于Discuz!论坛进行的深度定制开发,每个分校(分公司)有一个自己的版块,仅本校(公司)人员可以访问,同时也提供OA常见问题、工作流使用、公共事务等OA使用讨论和交流版块,可设置访问和管理权限,供权限范围内的用户进行使用。

  8. 8、OA知道

    按照工作流、公共事务、信息交流等进行分类,其中工作流又按照客服、财务、后勤、市场、HR、行政、教务、IT等进行二级分类,将工作中遇到的问题进行提问,经其他人员回复后形成知识库。

  9. 9、文件柜

    集团管理员为每个分校(分公司)建立一个文件夹,由各分校管理员按照本校的实际情况,为各部门建立文件夹并设置相关权限,实现多级权限控制。

  10. 10、整合手机短信平台

    与已有的手机短信平台进行整合,实现OA的工作流等手机短信提醒通过手机短信平台发送,快速高效。对于发送的手机短信按照学校、部门进行统计和计费,进行内部结算,同时提供阀值提醒功能,在发送数量超过设定的数量后提醒相关的管理人员,既能保证正常应用,又能最大程度地节省费用。

  11. 11、信息发布管理

    提供统一的信息起草、提交、审核和发布平台,由专人进行管理,即可实现集团向所有分校(公司)发布信息,亦可由各分校提交信息,经集团管理人员审核后向所有分校(公司)发布。通过定制开发,特定类型的信息,可以直接展示在OA系统登录首页。

六、项目成果

经过双方一年多的共同努力,已经将集团OA建设成为了一个综合信息门户,打造成了全集团的统一信息发平台、统一协作沟通平台、统一事物处理平台、统一工作流转平台、统一知识管理平台和统一应用整合平台。

主要实现了以下项目成果:

  • 通过集群化部署,解决了大访问量的负载问题,同时也为协同办公提供了高可用性。
  • 全新设计权限管理架构体系,实现集团架构下的多机构管理和分级管理,基于角色管理人员,很好地适应了人员流动和岗位调整的需要。
  • 标准化流程实现了各分支机构工作流程的统一和标准化,为加强企业管理提供了强有力的手段。
  • 通过跟域服务器的整合,实现了各应用系统之间的账号统一,跟Exchange服务器整合解决了OA和邮件系统单点登录的问题,方便了用户的使用。
  • 整合集团手机短信平台,即可OA事物手机短信提醒内部员工,亦可将办理结果手机短信通知客户。实现按机构、按部门计费和内部结算、阀值提醒等。

七、高性能信息化动因

企业规模庞大,人数众多,业务量也随之增加,访问量和数据流量快速增长,服务器的处理能力和计算强度也相应地增大,使得服务器设备根本无法承担,原有的管理和运营方式也已经无法适应公司的发展,甚至在一些方面影响了公司的发展。主要表现在工作效率低、管理分散、业务分散、流程不规范、资源分配不合理、信息共享不及时、员工内部沟通不方便。

八、高性能信息化需求

新东方人员是日常办公的主体承担者,新东方资源需要统一管理、信息资源需要进行统一存储、管理、共享;规范集团内各种行政业务的流程申请和审批;及时的事务提醒,及高效可靠的内部沟通。

九、高性能项目介绍

为了实现高效稳定的通达集团版OA系统,采用了以下的部署,主要包括以下几个部分: LVS负载均衡服务器、Web服务器集群、MySQL服务器集群、缓存服务器、即时通讯服务器集群和文件服务器。

  1. 集团版OA部署服务器

    集团版OA系统部署主要包括以下几个部分: LVS负载均衡服务器、Web服务器集群、MySQL服务器集群、缓存服务器、即时通讯服务器集群和文件服务器。

  2. LVS负载均衡服务器

    服务器上安装LVS服务,并进行相关配置,为Web服务器集群提供负载均衡服务。此服务器是负载均衡的核心,为提高安全性和高可用性,必要时可采用双机热备机制。

  3. WEB服务器集群

    Web服务器集群由多台Web服务器组成,其操作系统都为Linux。由LVS负载均衡服务器提供负载均衡服务。Web服务器集群的服务器可根据具体情况自由扩展。 Web服务器集群性能测试:新东方Web服务器集群由两台服务器组成,大约近30个学校使用,每天1200-1500人同时在线,系统运行良好。

  4. MySQL服务器集群

    Mysql服务器集群由两台服务器组成,采用主从服务器机制,主服务器主要负责数据的更新操作,从服务器主要负责数据查询操作。数据表采用Innodb引擎,提高数据库的稳定性和查询性能。Mysql服务器集群采用Mysql的主从复制功能进行数据的同步。

  5. 缓存服务器

    缓存服务器采用Memcached作为服务程序,将访问集中、访问量大、近期的数据缓存在内存中,基于TCP协议,实现快速存取。OA相关程序需要通过开发调整来使用缓存存取数据。

  6. 即时通讯服务器集群

    即时通讯服务器集群采用一台Windows服务器,多进程+多端口的方式。用户登录时由控制进程提供负载均衡,将用户负载连接到不同的真实进程,不同进程之间的用户发送信息则需要通过控制服务器进行。 单个用户在使用过程中都是直接与单个真实进程相连接,所以控制进程和所有真实进程的地址和端口都需要用户可以直接访问到,而用户在客户端设置中只需设置控制进程的地址和端口即可。 整个即时通讯服务器集群的部署,除了可以采取单服务器多进程的方式外,也可以采取多服务器的方式,把真实进程部署到不同的服务器,从而达到高并发的目的。 文件服务器 文件服务器为一台Linux服务器。文件服务器主要作用是部署NFS服务端,为Web服务器提供NFS访问服务。所有Web服务器上传的文件都直接保存到NFS服务器,用户下载文件则直接从文件服务器下载。

  7.   

十、高性能项目实施

  1. 项目实施原则
  2. 高效、稳定原则

    项目采用企业及其下属机构可以同时使用一套OA系统的模式,并对权限进行分离与整合,使其下属机构管理相对独立,且实现信息共享,而总公司有权限对其下属公司控制和监督,提高了工作效率。 同时使用OA系统人数众多,业务量大,一旦出现问题,后果不堪设想。

  3. 实用原则

    首先,满足使用者第一需求即基本需求。尽可能用简单、统一、符合使用者习惯的方式实现功能,避免追求片面的复杂和完美。 其次,提升系统性能需求,满足不同阶段用户的需求。完善系统承载能力,保障优质的服务。

  4. 项目实施内容

    一阶段 信息系统项目需求分析

    项目的建设都有自身的特别需求,由于新东方业务不同的要求。必然需要结合新东方的需求进行分析,并且确定有关系统的各项功能,提高项目建设效率,使系统功能更加贴近用户需要。

    第二阶段 信息系统项目的构建及部署

    通过双方共同进行的需求分析并确定可行性实现方案,进入系统构建部署阶段。主要工作设计者是中国兵器工业信息中心,中国兵器工业信息中心给出设计方案、协助新东方相关人员完成部署和系统安装。

    第三阶段 信息系统项目的实施、测试与培训

    在实施过程中出现故障或新东方的新需求,开发过程中,由于采用开发-测试-测试-上线的流程形式,实现快速开发并投入使用,力争在现场予以解决。提高实施效率,确保工程进度。

    第四阶段 系统验收与后续维护

    项目在测试及培训完成后,由专家与人员进行项目验收。

    在验收合格并进行移交后,信息中心将继续提供系统维护工作,提供咨询服务。

十一、高性能项目成果

通过对新东方业务及需求的深入挖掘,定制化开发具有新东方特色工作流程和符合新东方文化的主题外观、会议室模块、办公用品模块等等,使得新东方内部对OA的依赖程度明显增加,工作效率、工作质量明显提升,实现了新东方信息网络化管理,目前为止,每天的平均在线人数1600左右,每天的工作流程在2000以上,极大缩短了审批时间,提高办事效率。改变新东方以往工作模式,反响较为热烈,得到了较高的评价。

十二、用户评价

对集团来说,用较少的投入,用最短的时间,大大的提升了新东方的信息化进程,实现了信息化的办公平台。

对管理人员来说,通过OA系统这个平台,实现集中管理和监督。

对员工来说,加快办公速度,简化了办公步骤,快速的信息和资源共享,及时的沟通,打破了信息不对称。