安星数字系统:高效任务安排,实时更新任务进度

客户介绍:深圳市安星数字系统有限公司是专注于光电系统在安防夜视领域和雷达通信领域智能应用的一家高新技术企业。主要从事数字精密转台、无人机反制系统、激光夜视摄像机、红外热成像摄像机和相关配套产品的研发、生产和销售。公司成立于2004年,注册资本1000万,先后获得了多项国家专利、国家级高新技术企业、国家双软企业认证等证书,并通过了ISO9001质量管理体系认证。

合作背景:“安星数字系统”是典型的高新技术企业,公司大部分是技术研发人员,“研发管理”是业内公认的最难管理的团队,是中国绝大多数企业认为最头疼的事情。之前,“安星数字系统”的“任务管理”还是采用比较原始的工作方式,部门经理在笔记本上统计后,口头下达任务,中间隔三差五召开会议讨论并听取汇报。原始的工作方式,缺乏数据和信息依据,员工容易找到借口;工作透明度不够,缺乏互相监督和计划性,其他领导也不易知道工作进度,导致员工比较盲从,不知道要做什么,不知道正在干的工作的目的是什么,需要怎么做、什么标准最符合公司的意向,心中没有公司总的蓝本,所以迫切需要能有一个满足个性化需求的信息系统来引导。

通达的“应用中心”是一款可以自主搭建个性化的管理系统的平台,用户可以按照自己的需求来搭建任意属于自己专属的“管理系统”,可以实现各个业务环节数据的互通,整体综合的数据统计分析。

“应用中心”强大之处是,
高度自定义:“自定义自己专属的、满足任意需求的、个性化的管理系统”。
关联一切:“关联任意业务环节、任意表与表、流程与流程之间数据”。
高度系统化:“打造完整的、系统的管理模块,整合、关联多个业务环节,用报表和图表从全公司层面、高角度分析数据”。

解决方案:

1 “常规任务管理”—— 信息明确高效下达任务,实时反馈任务进度

“安星数字系统”日常的工作中有很多基础的组织学习、组织培训,或者日常琐事的事务,往往这样的庞杂的、凌乱的工作事务很容易造成工作乱序,“应用中心”创建的表单可以实现工作任务的指定、工作要求的规范,并且智能判断任务的状态和进度,“流程中心”强大的流程引擎可以让常规任务管理运转起来更加快速、高效。

亮点(1):常规任务发布,制定任务要求、挑战成果、生成执行人员,自定义任务期限

任务发布”是由布置人员来填写规定任务的一些具体事项,来规范任务要求,“应用中心”列表控件可以一次性展示多项任务要求;并且可以规定一些“挑战成果”,顾名思义就是超额完成任务要求的标准也是需求及时明确的;接下来就是规定具体的执行人、执行期限等。

亮点(2):执行人完成任务后,填写执行确认信息,自动更新该项任务的任务进度

该项任务在“任务发布”时,“任务状态”字段显示的是空,因为任务没有被执行人确认。执行人在填写“执行确认信息”时:当执行人选择了“承接任务”之后,该项任务的“任务状态”自动显示为“进行中”;当执行人选择了“拒绝任务”,该项任务的“任务状态”自动显示为“拒绝”;当执行人选择了“未确认”,该项任务的“任务状态”自动显示为“发布中”

亮点(3):监督检查人员填写“完成结果”,关联任务发布时“限定日期,”根据“完成结果”实时更新“合格日期”

执行人确认是否接受任务之后,自动更新任务状态。之后,“合格日期”需要做智能判断,关联“任务发布”时的“限定日期,”根据“完成结果”填写的内容,实时自动计算出“合格日期”,如果是“合格”或者“挑战合格”(超额完成)时,“合格日期”自动显示当前日期;如果是“不合格”或者“未检查”,“合格日期”在当前日期基础上自动累加一个月作为“合格日期”

注:当前日期为:2018-08-07

注:当前日期为:2018-08-07

亮点(4):根据“最终验收”结果,再次实时更新“任务状态”,自动计算任务激励得分

“监督检查”人员填写“完成结果”之后,需要最终验收人员,填写“最终验收”结果,如果“最终验收”=“同意”,则“任务状态”更新为“已完成”;如果“最终验收”=“不同意”,则“任务状态”更新为“进行中”;如果“最终验收”=“未验收”,则“任务状态”更新为“进行中”。

亮点(5):关联“任务发布”时的“限定日期”、关联“验收归档”的“合同日期”,通过复杂判断自动计算“合计得分”

最终“验收归档”填写完“最终验收”结果之后,还要自动计算出该项任务的“积分奖励”,最终获得的积分,是根据“限定日期”、“合格日期”两个时间之差来表示是否在规定期限内完成的,这是两种不同的积分的计算方法,同时还要考虑“最终验收”结果是否同意,这又是两种不同的计算方法,多种情况下的排列组合,计算公式非常复杂,“应用中心”的函数公式用简单的IF判断语句就可以很好的处理。

2 “研发任务管理”—— 信息明确高效下达任务,实时反馈任务进度

“研发任务管理”是“安星数字系统”的核心业务,研发团队是业务公认的最有难度的团队,如何让更加方便得让各研发组人员清晰明确得知道任务的目标、任务的核心,如何让研发进度、研发结果能做到随时监控、随时查看分析结果,如何能让研发人员更加有动力高效得执行各项任务,是管理的核心目标。“应用中心”可以将“研发任务管理”变得更加简单、智能、数据化、关联个人员执行情况、直观展现任务进度和任务结果。

亮点(1):研发任务分解,明确各人员职责和时间节点,建立完善任务档案

研发任务需要分解成若干个小任务,明确各个小任务的负责人和时间节点,并且规定好若任务完成之后给予的积分奖励。研发任务分解表同时作为任务档案表,用来统计每项任务完备的相关信息、展示任务的状态、任务进度和任务结果,方便随时查看任务的具体安排事项,保留任务信息利于追溯。

研发任务分解表(研发项目统计表)

亮点(2):建立任务编号库,每个研发小任务自动分配一个任务编号,方便追踪查询

亮点(3):研发任务分解之后,自动生成若干个对应的小任务,自动分配给执行人

上面我们说到了研发任务的分解表(同时作为任务统计表),任务分解之后会自动生成对应的若干个小任务,自动把分解填写的任务内容、任务要求展示给对应的执行人,自动在“分配后个人任务”里创建相应数量的单据,执行人只需要在此基础上进行修改或添加其任务执行情况即可,并且自动生成的执行任务单据,只能自己看到自己的任务单据,高度保密,提高了任务和执行效率,让办公更加智能。

自动在“分配后个人任务”生成三个小任务的单据,并且自己只能看到自己的任务

亮点(4):自动生的小任务分解单据,自动显示对应的任务信息;并且执行人填写完任务进度、执行信息之后,自动更新“研发任务分解表”(任务档案、任务统计)

最终“验收归档”填写完“最终验收”结果之后,还要自动计算出该项任务的“积分奖励”,最终获得的积分,是根据“限定日期”、“合格日期”两个时间之差来表示是否在规定期限内完成的,这是两种不同的积分的计算方法,同时还要考虑“最终验收”结果是否同意,这又是两种不同的计算方法,多种情况下的排列组合,计算公式非常复杂,“应用中心”的函数公式用简单的IF判断语句就可以很好的处理。

亮点(5):“研发任务分解表”(任务档案、任务统计)不仅仅可以看到每项小任务的任务状态,点击“查看”还可以看到每项小任务的详细、具体信息

“研发任务分解表”的作用是进行任务分解,同时也可以把它看作为任务档案、任务统计表,执行人填写完了执行情况,可以自动更新“研发任务分解表”的任务状态、任务进度。在“研发任务分解表”中的进度管理中,可以直接看到每个小任务的进度情况,如果想要查看每个小任务具体的执行情况,可以点击“查看”。

亮点(6):在“分配后个人任务表”(小任务执行)中同样也可以随时查看大项目的整体、完备信息

每个小任务的负责人执行反馈具体的任务进度、任务情况时,如果想要查看大项目的更加详细、完备的信息,同样也是可以点击“分配后个人任务表”中的“项目规划表”字段的“查看”按钮,就可以链接到对应的“研发任务分解表”(任务档案、任务统计)的对应单据。