安星数字系统:高效“合同管理” ,将风险降到最低

客户介绍:深圳市安星数字系统有限公司是专注于光电系统在安防夜视领域和雷达通信领域智能应用的一家高新技术企业。主要从事数字精密转台、无人机反制系统、激光夜视摄像机、红外热成像摄像机和相关配套产品的研发、生产和销售。公司成立于2004年,注册资本1000万,先后获得了多项国家专利、国家级高新技术企业、国家双软企业认证等证书,并通过了ISO9001质量管理体系认证。

合作背景:“安星数字系统”经济往来众多,业务量庞杂,企业的对外合作,合同贯穿始终,作为合作的基础和重要凭证,“合同管理”的重要性不言而喻,尤其是在面对多种不同合同类型,大量合同累计的情况下,如果还仍然采取传统模式的”“人工存档”、“人工查找”的方式,在处理难度、安全度、精准度上都会大打折扣。员工每天都在把大部分时间消耗在重复、低效的枯燥工作中,而且还容易频频出错,造成员工情绪大,工作不容易开展,且存在很大可能造成“合同丢失”、“合同损坏”,都将直接影响公司的经济利益。

通达的“应用中心”是一款可以自主搭建个性化的管理系统的平台,用户可以按照自己的需求来搭建任意属于自己专属的“管理系统”,可以实现各个业务环节数据的互通,整体综合的数据统计分析。

“应用中心”强大之处是,
高度自定义:“自定义自己专属的、满足任意需求的、个性化的管理系统”。
关联一切:“关联任意业务环节、任意表与表、流程与流程之间数据”。
高度系统化:“打造完整的、系统的管理模块,整合、关联多个业务环节,用报表和图表从全公司层面、高角度分析数据”。

解决方案:

1 “建立完备的数据档案”—— 方便信息留存归档,方便日常维护、查询做整体分析,其他业务环节可以实时调取“基础数据档案”

为每份合同做好备份和留存,是“合同管理”中很重要的一个环节,合同信息直接关系企业的经济利益,不允许在操作过程中有任何遗漏、丢失等异常情况出现,为保证数据的安全性、有效性、真实性,“应用中心”的完全自定义表单,可以建立一张“合同档案”表,负责来录入、维护合同整体信息,并且“合同管理”中的其他业务环节,可以实时调取“合同档案”中的合同信息,其他业务环节也可以实时自动更新“合同档案”中的信息。 与“合同档案”类似,我们同样可以给每位客户建立完备的“客户档案”,为每一位客户指定专属的标识,来方便我们识别、查询整体分析,客户分布情况、客户来源情况、客户与公司来往情况。

2 “合同签订”—— 实时更新“合同档案”,调取“客户档案”,整体查看合同签订进度、收款情况、结算情况

“合同签订”表单,可以实时关联“合同档案”表,“合同签订”成功之后,会自动在“合同档案”中新增一份合同,无需手动添加,自动备份合同档案;“合同签订”表单,可以实时关联“客户档案”表,在填写“合同签订”表时,可以实时调取对应客户信息,自动显示无需手动填写;“合同签订”表可以整体查看“合同签订”进度、“收款情况”、“结算情况” “应用中心”的表单,可以实现任意表单间的数据关联,当我们填写“合同签订”表单时,可以实时关联“客户编号库”表中的“客户信息”,“合同基础信息”自动调取“客户档案”中的客户名称,自动显示客户编号,提高填表效率,保证数据的准确性。 “签订合同”的签订信息,需要填写“合同清单”,以明确销售合同规定的供货清单,“合同清单”以列表方式展示,可以一次性填写多行、多个供货产品,并且能更加直观得查看到各个供货产品的详细情况。 合同签订成功之后,接下来就应该具体执行合同规定的内容,合同规定供货产品,会形成发货清单提供给合同方,合同规定的合同金额,进行分批次收款,还要定期就行合同结算,“合同发货”、“合同收款”、“合同结算”等环节一旦执行了就会自动更新“合同签订”和“合同档案”,把相应的数据回写回去,方便我们更加整体得查看“合同档案”和“签订合同”中的每一份合同,可以看到合同的进度情况,更加整体的信息。

3 “合同发货”—— 合同签订完成,自动生成“合同发货”单据,自动更新“签订合同”和“合同档案”

合同签订成功之后,会自动在“合同发货”表里,自动生成对应数量的“合同发货单据”,无需执行人去“新建”,执行人只需进入对应单据修改对应内容,并且修改了对应内容之后,又会把修改内容自动更新到“签订合同”和“合同档案”中。

4 “合同收款”—— 分批次收款,自动更新“签订合同”和“合同档案”

“合同收款”可以实现分批次,多次收款,并且完成一次收款,可以实时更新“签订合同”表和“合同档案”表中对应合同的收款数据。自动计算“已到账金额”、“未收款金额”、“未开票金额”。关联“合同发货”表,在“合同收款”时,可以随时查看“发货清单”详情。

5 “合同结算”—— 定期进行财务结算,自动更新“签订合同”和“合同档案”

“合同管理”中最重要的一个环节,就是进行定期进行财务结算,每个结算日都要清算截止目前为止,是否完成收款、收款多少、欠款多少等等,需要对合同进度用金额的形式展示出来。“应用中心”搭建的“合同结算”可以实时调取“签订合同”中的合同数据,自动显示无需手动输入,对应合同结算完成,又会把结算数据回写到“签订合同”和“合同档案”。

6 “合同数据分析”—— 三种不同报表,抓取各环节业务数据,多角度可视化分析合同数据