辉采灯饰:精细化管理,让人、财、物合理分配

客户介绍:惠州市辉采灯饰有限公司是广东省惠州市仲恺高新区沥林镇山陂村金和瑞高新产业园一家已有20多年历史的着名台资企业,同时亦在灯饰界的国际舞台上拥有优良的传统和声誉,并为我们的客户提供优质的各类高级灯饰产品。专业的灯饰设计、开发、生产的企业。产品有吊灯、台灯、壁灯、落地灯和户外灯等,以开发设计能力强、质量优良等优势在国内外享有非常高的声誉。一直以来深受国内外客户的喜爱,产品远销美国、欧洲、亚洲、南美洲等全世界各地。

合作背景:辉采灯饰,在“车辆管理”上之前一直是采用传统的人工记录、收集车辆信息,执行人工审批、人工统计分析。每天用车申请数量都要数十次,人员审批压力很大,且操作繁琐效率低下,非常容易出错。每到月底需要统计本月的用车情况,结算司机的费用时,都要花费大力气与每位司机逐一核对金额,无形中增加了人员成本、时间成本,并管理上大大拖慢了办公效率。

通达的“应用中心”是一款可以自主搭建个性化的管理系统的平台,用户可以按照自己的需求来搭建任意属于自己专属的“管理系统”,可以实现各个业务环节数据的互通,整体综合的数据统计分析。

“应用中心”强大之处是,
高度自定义:“自定义自己专属的、满足任意需求的、个性化的管理系统”。
关联一切:“关联任意业务环节、任意表与表、流程与流程之间数据”。
高度系统化:“打造完整的、系统的管理模块,整合、关联多个业务环节,用报表和图表从全公司层面、高角度分析数据”。

解决方案:

1 “基础信息”——收集车辆基本信息、保养信息、驾驶员信息以方便对车辆做整体查询、分析,方便其他业务环节实时调取

搭建“基础信息”表单,可以收集每辆车辆最完备的信息、驾驶员的信息、保养信息……,可以供其他业务环节实时调取“基础信息”,也可以对“基础信息”中的数据,进行日常的维护、查询、分析统计。

亮点(1):“应用中心”数据视图,高级查询功能快速筛选、检索出任意符合复杂条件下的数据

亮点(2):“应用中心”数据视图,“新建视图”可以自定义数据列表的表头、查询字段、过滤条件、查询字段等

2 “业务管理”——关联“基础信息”、关联“各业务环节”;流程引擎推动业务发展

“车辆管理”中的核心业务——“用车申请”、“调度员安排车辆”、“还车登记”、“费用统计”,可以实时调取“基础信息”中的任意表中的任意数据,并且高频率操作的核心业务环节发生之后,可以回写“基础信息”中数据,让数据互通有无、数据实时更新,保证数据真实且与各业务环节紧密关联,让“车辆管理”更加完善且系统化运行,加上通达强有力的“流程中心”,作为强有力的推动引擎,带动业务高效执行。

亮点(1):“用车申请” 自动选择下一步审批人,实现逐级审批

“辉采灯饰”组织架构复杂,部门科室众多,如何能智能得自动选择下一步骤审批人,提升审批效率,是“辉采灯饰”一直很关心的问题。我们的“流程中心”可以实现各种复杂的流程,“智能选人”功能支持各种选人条件,用户可以根据实际需求来合理配置,可以实现自动选择下一步审批人,实现逐级审批,大幅提升办公效率。

亮点(2):“用车申请”流程设置流转条件,根据实际情况自动转交到不同步骤

不同的派车类型,需要不同的人员来审批,我们的“流程中心”可以根据申请人填写的表单内容做智能判断,当申请人填写的表单的派车类型为“正常派车”时,流转到“调度员安排车辆”;当申请人填写的表单的派车类型为“临时派车”时,流转到“管理部审批临时派车”。

亮点(3):“用车申请” 可根据“预计出发日期”智能判断“派车类型”

“辉采灯饰”的“车辆管理”,申请人有用车需求,提交申请之后,需要根据“预计出发日期”来做智能判断,判断出每个申请单子的“派车类型”,是“正常派车”还是“临时派车”,不同的派车类型需要流转到不同部门,经由不同人员进行审批。

“派车类型”判断条件:

正常派车:当天17:30前安排第二天,或者第二天以后的用车申请

临时派车:当天申请当天的派车,当天17:30以后申请第二天的派车,不包含第三天

亮点(1):“单独派车”和“合并派车”两种派车方式,智能切换合理安排车辆

“辉采灯饰”的“车辆管理”,派车方式有种:单独派车和合并派车,顾名思义单独派车就是单独给申请人派一辆车,那么合并派车就是,如果出现两个申请人要去的目的地相同或者顺路,调度员可以给两个申请人、两张申请单据安排同一辆车,合理安排车辆,避免资源的浪费。

当调度员选择了“并车选项”为“合并派车”的时候,“并车单号”自动显示出过往所有产生的申请单号,调度员可以选择与本单据合并的单号

当调度员选择了“并车选项”为“单独派车”的时候,“并车单号”自动显示“无”,“并车部门”自动显示“无”

亮点(2):调度员安排车辆,关联“车辆信息表”中车辆信息,自动调取提高填表效率,保证数据准确。

当调度员选择了“车辆类型”,可以从“车辆信息表”中调取车辆信息,实时关联出对应车辆类型的“车牌号码”

亮点(3):调度员安排车辆,关联“驾驶员信息”表中司机信息,自动调取提高填表效率,保证数据准确。

亮点(4):调度员安排车辆,可以关联“车辆信息”表,可过滤出“车辆信息”表中所有车辆状态为“空闲中”的车辆,并且派车成功之后,自动更新“车辆信息表”中相应车辆的状态为“不可用”

“车辆信息表”中的每辆车辆的基本信息中,都有一个状态标识,来实时提现这辆车目前的使用状态。那在调度员安排车辆时,可用只显示、只关联调取出“车辆信息表”中所有的“空闲中”的车辆

亮点(1):“车辆归还”可以实时调取“车辆信息表”中出发时“里程数”,并自动计算出此次出行消耗里程数

亮点(2):“车辆归还”时,司机来填写实际行程,并可以一次性填写多个目的地

亮点(3):“车辆归还”时,这辆车归还以后,应该可以再安排给其他申请人使用,故归还成功之后,自动更新“车辆信息表”中车辆的状态为“空闲中”

车辆归还之后,需要调度员来填写司机所到的每个目的地,所需要结算给司机的费用,并且可以一次性对司机出行的多个目的地进行批量费用记录。

3 “数据分析”——实时关联、任意抓取数据、可视化展示,高角度分析数据

“辉采灯饰”每月月底要核对每位司机需要结算的出行费用,应用中心的“派车统计”可以多条件进行查询、筛选并且展示出对应条件的所有明细数据,以方便调度员和财务进行数据比对,核查相关信息。

亮点(1):多条件下查询、筛选全部用车数据,视图方式展示符合条件数据

亮点(2):报表中心图表,展示每个小组费用支持情况

亮点(3):报表中心图表,不同派车类型使用情况分析

亮点(4):报表中心图表,公司不同品牌车辆整体分析