通达OA与量子伟业档案管理系统深度集成,助力用户全面实现数字化文档资源管控

2018-12-24     共 204483 人次阅读此新闻

引言:

通过OA办公系统与档案管理系统的对接开发,实现企业电子公文的自动存档,对于推动企业档案信息系统整合和资源开放共享,依托协同OA信息管理平台建设,建立互联互通、为档案管理搭建数字化的综合共享服务平台,打破“信息孤岛”,让数据多跑路、让业务流转少走弯路......均有着现实方面的重要意义。


项目背景

泸州北方化学工业有限公司,是中国兵器工业集团公司所属的国家重点保军和具有自营外贸经营权的综合性大型化工企业。公司位于四川省泸州市东郊,南滨长江,东靠泸州集装箱出海港,西邻泸州机场,北接泸隆高速公路和铁路,地理位置优越,交通十分便捷。公司绿树葱郁,环境优美,素有园林式企业美称。

泸州北方化学工业有限公司先后获得中央企业先进集体、全国重合同守信用企业、全国用户满意企业、模范职工之家;四川工业企业规模一百强、先进基层党组织、文明单位、企业文化建设优秀单位;中国兵器工业集团公司现场管理五星级企业;泸州市十佳营销企业等荣誉称号。

该单位在信息化建设的道路上也走在了当地多家企业的前列,拥有强大的通达OA协同管控平台。其核心内容包含流程、门户、公文管理、知识及基本办公应用。同时,拥有量子伟业档案管理系统,其核心内容包含预归档管理、立卷管理、档案管理、档案著录、档案统计、报表打印等功能。

那么问题来了,如何将协同OA与档案软件系统进行高效集成,从而强化企业在电子公文和档案管理方面的信息化力量?

通达OA与档案软件系统集成为什么能达到管控目的?

通过OA协同办公系统与档案系统的对接集成,可实现电子公文的自动存档。即在OA系统办理完成的文件可自动实时或手动归入到档案系统中;通过电子文件的实时归档减少电子数据流失,有力推进该单位档案信息化建设,达到资源共享,方便用户查询的目的。

管控如何实现,看看用户在系统集成后于应用方面的具体需求:

1.实现组织架构同步,从OA系统中将用户、部门等信息同步到档案管理系统,包括增删改用户;

2.实现OA公文流程归档到档案管理系统,包括内网的公文与外网的公文;

3.公文流程结束后(包括内网与外网环境),内网环境公文流程档案归档后自动把公文数据(包括表单HTML、流程HTML、正文Word及附件)上传到档案系统中。外网环境公文流程办结后,把公文数据(包括表单HTML、流程HTML、正文Word及附件)进行手动归档,归档后用户自己把公文数据上传到内网的档案管理系统中;

4.实现单点登录,从OA登录到档案管理系统;

5.实现消息提醒,在档案系统中产生的代办消息推送到OA系统中,可点击消息直接跳转到档案系统页面进行办理。

目标统一、有的放矢,流程数据到档案管理系统的归档内容:

办公OA系统归档到档案管理系统的归档内容,为办公OA系统中的泸州北方公司发文流程、已签公文发文流程、国营二二五厂发文流程、泸州北方公司收文流程的4个流程数据。

1.“发文流程”:不仅正式发文、附件要归档、发文拟稿纸上的关键字段实现归档,文件的历史版本、流转过程、流转意见等在流程办结之后自动归档;

2.“收文流程”:不仅正式收文、附件要归档、收文办理单上的关键字段实现归档,流转过程、流转意见等在流程办结之后自动归档。


应用场景

1、流程代办界面

2、公文流程办结打印页面

3、流程归档使用界面

4、归档后档案系统预览界面

5、档案系统检索界面


项目价值

协同OA平台与档案管理系统的集成,主要是构建业务系统与档案管理系统的接口,实现业务系统的数据自动归档于档案管理系统,从而减少文档人员的重复录入,最终实现业务系统数据与档案系统数据的交互,实现文档一体化管理,在提高工作效率的同时也使得档案收集更完整、更系统、更准确、更安全。


写在最后

“互联网+”时代,通达一直在寻求突破,相继与阿里云、微信、钉钉等业界知名品牌合作,期望通过强强联合,打破市场边界,深入探索组织大融合平台,为用户打造更具实用性的深度应用;积极推动企业决策向着自动化、网络化、智慧化方向发展,让企业用户前进的每一步都更觉踏实、更有力量。